六盘水师范学院办公室
关于印发档案移交制度等六项档案
各系、部门：
六盘水师范学院《档案移交制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案查阅利用制度》与《档案鉴定、销毁制度》已经2014年10月29日学院档案工作领导小组会议通过，现印发给你们，请遵照执行。
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2014年11月11日
六盘水师范学院档案移交制度
一、严格执行档案文件材料统一管理的原则，凡在本单位工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交综合档案室归档保存。
二、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
三、应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
四、档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
五、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。
六、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导签字认证后方可离开岗位。
六盘水师范学院档案保管制度
一、档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，延长档案的寿命；
二、档案实行专人管理，保管档案柜钥匙，坚持每天测记和调节库内温、湿度，柜内放置防虫防毒药品，门窗加固，用厚窗帘。
三、档案管理人员不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
四、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
五、档案柜进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。
六、档案库房不得堆放杂物，保持库内整洁美观。
七、档案装具使用铁皮档案箱柜，档案的收进、移出、保管、利用应进行登记和统计；
八、经常检查和抽查档案保管情况，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。
六盘水师范学院档案保密制度
一、档案工作人员必须严格执行《保密法》、《机关工作人员保密纪律》、《公文保密制度》等有关规定；
二、严格保管保密档案（如：会议记录、标注密级的文件、密码电报等），查阅保密档案必须经过领导批准；
三、档案人员不得把无关人员带人档案室，不得擅自保存、摘抄、使用或泄露未公开的机密，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅；
四、档案馆保存档案必须入柜上锁，不得乱堆乱放乱挂，严防失密或丢失，不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密；
五、对档案材料的销毁。必须经过审查批准，编造销毁清册，实行双人监销制度。
六盘水师范学院档案统计制度
一、为规范学院档案分析统计工作，真实揭示档案和档案工作状况，了解档案库藏档案，制定本制度。
二、档案的统计以原始记录为依据，统计数据应准确可靠。
三、档案的统计，主要包括档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计。
四、档案数量的统计，包括收进、移出、销毁实存等项目。统计时，可对永久、30年、10年保存的档案分别进行统计。
五、档案利用情况统计，包括借阅人次、调卷数量和利用效果的统计。利用效果是指利用档案收到的实际效益，节约多少工时、资金、人力、物资，以及新的发明创造、提高技术水平、提前完成任务等。
六、档案的保管情况统计，包括遗失、损坏的统计，并应注明原因。
七、档案销毁情况统计，必须注明销毁原因。
八、档案统计工作由档案室负责，每年进行一次，并报贵州省档案局和六盘水市档案局。
六盘水师范学院档案查阅利用制度
一、本馆馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等。
二、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公开的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
三、查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。
四、档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
五、利用档案者须认真填写《六盘水师范学院档案查阅登记薄》，一般只限于馆内查阅，不得带出馆外。如因特殊需要，须经档案馆负责人同意，办理借出手续后方可借出。保密档案概不外借。借出档案限定10日内归还，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续，逾期未办续借手续不还者，应酌情处理。
六、利用档案者要爱护档案，应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、增删、污损、涂改、撕毁、转借和丢失。违者将根据有关档案法规予以严肃处理，视情节轻重，直至追究法律责任。
七、档案利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案馆存查。
八、复制开放档案由档案馆统一办理。
九、非档案工作人员未经许可，不能进入库房查找档案材料。
十、凡向档案馆移交捐赠、寄存档案的单位和个人对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆应当维护他们的合法权益。
六盘水师范学院档案鉴定、销毁制度
一、档案鉴定、销毁工作由档案馆负责组织。档案馆在调查研究基础上制订档案鉴定计划，各大类档案每3-5年进行一次档案价值鉴定。
二、对已满保管期限的档案要及时组织鉴定和销毁工作。
三、档案鉴定先由档案保管部门提出鉴定建议，由档案馆论证必要性后提交学院档案鉴定小组鉴定，档案保管部门需对待鉴定的档案清理造册。
四、档案鉴定采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见。
五、鉴定工作完毕须写出鉴定报告，提出处理意见或建议，鉴定小组人员均须在鉴定报告上签字，由鉴定小组组长审批。
六、凡经鉴定小组审批同意销毁的档案，由销毁小组负责销毁，监销人员须在销毁档案清册上签字。档案销毁清册与鉴定报告一并由档案馆归档保存。
七、未经鉴定和批准不得销毁任何档案。